Identiteit organisatie

Secretariaat

Algemeen

Musate hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en wil dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom nauwgezet om met persoonsgegevens. Musate houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de algemene verordening gegevensbescherming. Dit brengt in ieder geval met zich mee dat:

• wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
• deze doelen en type persoonsgegevens beschreven zijn in deze privacyverklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• er geen persoonsgegevens doorgeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Welke gegevens verzamelt Musate en voor welk doel

Musate is een muziekverenging die als doel heeft het beoefenen van muziek en het aanbieden van een muziekopleiding aan kinderen en volwassenen. Om haar doel optimaal na te streven, dient Musate een aantal persoonsgegevens op te vragen, te bewaren, te verwerken en te raadplegen.

Musate registreert de nodige persoonsgegevens van haar bestuursleden en actieve leden (muzikanten, muzikanten in opleiding, werkende leden tijdens evenementen) en dit voornamelijk voor verzekeringsdoeleinden.

Ook van sponsors en niet-leden (deelnemers aan evenementen, eetfestijn,…) worden naam, adres, e-mailadres en eventueel telefoonnummer bijgehouden in een aparte lijst op één pc. Dit voor verzendingen via post en het nodige mailverkeer via rechtstreekse mailing.

Toelichting legaliteit gegevensverzameling en bewaartermijn

Ledengegevens

Musate verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang, opdat zij haar leden anders niet de nodige voordelen kan aanbieden. Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene in kwestie. Indien een betrokkene jonger is dan 16 jaar, is er nood aan de uitdrukkelijke toestemming van een ouder of voogd.

Indien een lid geen nieuwsbrief, uitnodigingen of informatieve mails meer wil ontvangen, kan die zich uitschrijven hiervoor door dit te melden aan het secretariaat of via info@musate.be.

De gegevens worden bijgehouden voor de duur dat iemand lid is. Nadien worden die meteen verwijderd.

Andere

Musate houdt lijsten bij van sponsors en niet-leden. Indien een lid geen nieuwsbrief, uitnodigingen of informatieve mails meer wil ontvangen, kan die zich uitschrijven hiervoor door dit te melden aan het secretariaat of via info@musate.be.

Wie zijn de ontvangers van de gegevens

De gegevens van (bestuurs-) leden, niet-leden en sponsors worden bewaard in de beveiligde database omgeving. Deze worden daar geregistreerd door een bestuurslid in kwestie of door het bestuur aangeduide medewerker van de ledenadministratie.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de verzekering van actieve leden.

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Musate van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren, vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. Tevens kunt u bezwaar (verzet) indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

Musate kan haar privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 24 mei 2018.